Les entreprises sont constamment à la recherche d’améliorations de leur efficacité opérationnelle pour réduire les coûts et augmenter leur rentabilité. Une méthode éprouvée pour atteindre ces objectifs consiste à analyser et à optimiser l’ensemble des processus impliqués dans le cycle d’achat, notamment en différenciant les achats directs et indirects. Cette distinction est essentielle pour déterminer quelle organisation convient le mieux à chaque type d’achat et surtout comment elle peut être adaptée pour améliorer leur performance globale.
Qu’est-ce que les achats directs et indirects ?
Les achats directs sont des biens ou services qui entrent directement dans la production d’un produit final vendu aux clients. Ils comprennent les matières premières, les composants et les sous-ensembles qui sont utilisés dans le processus de fabrication. Ces achats ont un impact direct sur la qualité, le prix et la disponibilité du produit final.
Les achats indirects, en revanche, concernent les biens et services qui soutiennent les activités opérationnelles globales de l’entreprise sans entrer directement dans le processus de production. Cela inclut les fournitures de bureau, les services informatiques, les frais de formation ou encore les prestations de nettoyage. Contrairement aux achats directs, le lien entre les achats indirects et la production n’est pas immédiat ; ils contribuent néanmoins au bon fonctionnement de l’organisation.
Comment différencier les types d’achats dans une organisation ?
La première étape pour optimiser l’organisation des achats est de faire le tri entre les types d’achats et d’établir clairement leurs attributions et responsabilités respectives.
Les achats directs : centrés sur la production
La gestion des achats directs nécessite souvent des compétences spécifiques et une connaissance approfondie du processus de production, des exigences techniques et des normes de qualité. L’objectif principal de l’équipe dédiée aux achats directs est de minimiser les coûts tout en maintenant un niveau de qualité optimal pour les produits finaux. Cette équipe est généralement composée d’experts en matières premières ou en fournisseurs stratégiques, et elle travaille en étroite collaboration avec les services de production, de recherche et développement et de logistique.
Les achats indirects : axés sur les besoins opérationnels
L’équipe responsable des achats indirects doit quant à elle être capable d’évaluer et de répondre rapidement aux demandes de biens et services variés provenant de l’ensemble de l’entreprise. Leur mission est de s’assurer que ces achats sont effectués au meilleur rapport qualité-prix possible tout en minimisant les risques liés à la sélection des fournisseurs. Dans ce contexte, il est essentiel d’avoir une vision globale et transversale des activités de l’entreprise afin de mieux anticiper les besoins et de rationaliser le processus d’achat.
Optimiser l’organisation des achats directs et indirects : enjeux et bénéfices
La répartition des responsabilités entre les équipes d’achats directs et indirects permet de profiter de plusieurs avantages, notamment :
Meilleure gestion des coûts : En séparant les types d’achats, il est plus facile d’identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées tout en maintenant la qualité des produits et des services.
Amélioration de la performance opérationnelle : L’optimisation des processus d’achats se traduit souvent par une meilleure efficacité au niveau des délais de livraison, de l’inventaire et du contrôle de la qualité.
Réduction des risques fournisseurs : Une organisation bien structurée des achats facilite la sélection des fournisseurs et la mise en place de relations durables et avantageuses pour les parties prenantes.
Simplification des processus internes : En attribuant clairement les rôles et les responsabilités à chacun, il est possible de fluidifier les échanges entre les services et de limiter les risques d’erreurs ou de retards liés aux incompréhensions ou à des dysfonctionnements internes.
Les défis de la mise en place d’une organisation optimale
Mettre en place une organisation efficiente des achats n’est pas sans obstacles. Divers défis doivent être relevés :
Adapter les compétences des équipes : Les collaborateurs impliqués dans les achats directs et indirects doivent disposer de compétences spécifiques pour bien comprendre les enjeux liés à leur domaine de responsabilité et pour travailler efficacement avec les autres services internes.
Mettre en place des outils adaptés : Une gestion optimisée des achats nécessite l’utilisation d’outils informatiques performants pour assurer la traçabilité, le suivi et le contrôle des opérations. Ces technologies doivent être intégrées et mises à jour régulièrement pour rester en phase avec les besoins de l’entreprise.
Suivre les évolutions du marché : Il est primordial d’être à l’affût des changements qui pourraient affecter les fournisseurs ou le secteur d’activité de l’entreprise afin de pouvoir ajuster rapidement ses méthodes d’achats directes et indirectes.
Pour relever ces défis, une approche globale et collaborative entre toutes les parties prenantes de l’entreprise (direction, finance, production, logistique…) ainsi qu’avec les fournisseurs et partenaires externes est nécessaire.